Закупки

0. Всё знают в отделе закупок К-708 (Лантюхова Ирина Дмитриевна, Калюжная Татьяна Александровна).

1. Возможны три варианта (по степени увеличения сложности):

• самостоятельная закупка с отчетом товарным чеком.
• договор с организацией-поставщиком;
• тендер (конкурс);

Выбор варианта зависит от нескольких параметров, включая вид покупки, цену и вид темы, с которой производится оплата. Универсального алгоритма нет, поэтому в качестве первого шага выяснить в К-708, каким способом будет осуществляться оплата Вашей закупки.

А. Самостоятельная закупка.

Самый простой вариант, который работает в случае закупок расходных материалов незначительными партиями. Наиболее охотно на этот вариант администрация идет в конце финансового года или с приближением отчетности по проекту, когда потратить деньги другим способом уже невозможно. Обращаетесь в компанию, производите закупку на свои деньги и сдаете документы в бухгалтерию. Деньги придут Вам на счет.

Б. Договор

Наиболее стандартный путь. Необходимо заключить с компанией договор на поставку товара. Здесь самое сложное в том, чтобы текст договора устроил администрацию МИФИ. Иначе итерационная процедура согласования может растянуться на месяцы (для прохождения договора требуется получить более 10 подписей). Поэтому лучше всего заключать договор с компаниями, постоянно работающими с МИФИ.

Итак, необходимо

• получить от организации-поставщика "болванку" договора;
• принести договор в К-708 и поправить его в соответствии с полученными замечаниями, там же получить лист согласования и собрать на нем подписи;
• сложные места в процессе сбора подписей: заместитель начальника ДЭР и юридический отдел. Они могут затребовать обоснование цены, которое заключается в том, что нужно привести цены от ещё по крайней мере 2-х поставщиков и показать, что ваша цена оптимальна (либо ниже всех, либо средняя, но рекомендуют первое). Образец можно скачать внизу. К нему надо приложить коммерческие предложения от этих поставщиков с печатью, но, возможно, будет достаточно распечатанных страниц с каких-нибудь интернет-магазинов - это следует уточнить в К-708;
• подписать Договор;
• когда всё будет подписано и поставлены печати, нужно один экземпляр договора отдать в К-708, второй - компании-поставщику. Поставщик в ответ передаст Вам документы на оплату, которые нужно сначала предствить в бухгалтерию (К-509), а затем на склад. В документах на поставку может понадобиться указать ФИО материального ответственного Вашего подразделения. Склад можно найти так: пойти от корпуса К, если стоять лицом к нему, налево и идти, пока справа не появится низкое здание с большими железными дверями и навесом. Заходить нужно в  дверь, которая находится левее);
• на складе нужно уточнить, когда будет произведена поставка;
• после поставки можно забрать товар со склада.

Полезный совет: для облегчения процедуры согласования лучше, чтобы объем договора не превышал 100 тыс. р. Поэтому, если он получается больше этой суммы, то, если есть возможность, лучше разбить его на 2 и более, чтобы каждый из них был меньше 100 тыс. р., и ходить уже с несколькими договорами.

С. Тендер.

В этом случае всеми закупками будет заниматься МИФИ, в отделе закупок Вас закрепят за конкретным человеком через которого Вам и предстоит всё делать. 

Итак, необходимо

• подготовить список необходимого оборудования с ценами и кратким описанием, этот список согласовывается с отделом закупок;

• подготовить комерческие предложения по каждому пункту;
• далее необходимо составить техническое задание, самая важная часть, так как в зависимости от источника финансирования форма составления может меняться;
• будет проведён тендер и необходимое Вам оборудование закупят;
• забрать оборудование со склада;

Полезный совет: чем подробнее будет описание устройств в задании, тем вероятнее получить именно то, что Вы закажете.