На этой странице мы описываем инструкции по оформлению командировок за рубеж и по России.

Инструкция по оформлению командировки за рубеж

(Подробную пошаговую инструкцию оформления командировки с оплатой ПКС по центру ФИиФЧ можно найти внизу страницы в материалах) 

Для оформления Приказа о Вашем командировании за рубеж, необходимо, не позднее чем за 10 дней до начала командировки (а лучше недели за 2-3), представить в Департамент международного сотрудничества (ДМС; К-617 или Г-203б) следующие документы:

1.  Представление на зарубежную командировку (необходимо заполнить ВСЕ позиции).

Подписывается:

• Вами лично;
• руководителем Вашего структурного подразделения;
• в комн. К-523 бухгалтер должен проверить правильность Вашего таб. номера и должности и поставить свою подпись;
• (только при оплате командировки из средств ПКС) в комн. Г-210 зам. директора Дирекции Программы Повышения Конкурентоспособности НИЯУ МИФИ Трояновой Н.М.; также в комн. Г-210 вписывают темы с которых будет происходить оплата командировочных расходов;
• в комн. К-705   начальником  Финансово-Экономическом Управлении (ФЭУ) (показать сотрудникам в комн. К-708 (если финансирование командировки осуществляется не НИЯУ МИФИ, подписывать в ФЭУ не нужно).

2.  Заключение об осведомленности. Форму допуска (позиции 2 и 3) и вывод об осведомленности (позиция 7) проставляет сотрудник отдела безопасности (корпус Б, 4 этаж, окно справа), остальное заполняется Вами.

Подписывается:

• руководителем Вашего структурного подразделения;
• Начальником отдела безопасности (корпус Б, 4 этаж, к. 404);
• Начальником управления режима и информационной безопасности (Б-402).

Полезный комментарий: Начальника управления режима и информационной безопасности не бывает в МИФИ по вторникам. Планируйте своё время учитывая этот факт!

3.  Служебное задание. Заполняются все позиции, кроме краткого отчета о выполнении задания (позиция 12).

Подписывается:

• лично Вами;
• руководителем Вашего структурного подразделения (под  позицией 11 «Содержание задания»).

4.  Официальное приглашение от организации, в которую планируется командировка, и его перевод на русский язык (заверенный сотрудником Департамента международного сотрудничества (ДМС; Г-203б или К-617)). Приглашение должно быть адресовано лично Вам; в приглашении должны быть отражены сведения о том, за чей счет оплачиваются все расходы по командировке (проживание, проезд, питание и т.п.).

5.  Сведения об ориентировочных расходах на командировку(*). Этот документ нужен только в том случае, если расходы по командировке осуществляются полностью или частично с внутренних счетов НИЯУ МИФИ.

Предварительно подписывается:

• в УБУФК (комн. К-503).

6.  Индивидуальный план работ (*). Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. Описываются работы, которые будут проведены и их сроки.

Подписывается:

• научным руководителем.

7.  Обоснование необходимости командировки (*). Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. В обосновании должна быть кратко описана цель командировки и причина её большой длительности.

Подписывается:

• руководителем структурного подразделения.

Представленный комплект документов сдаётся в ДМС и потом оттуда направляется в группу приказов, которая издает Приказ о Вашем командировании. Во время Вашей командировки Служебное задание находится в ДМС.

Полезный комментарий: Не забывайте, что для отдела приказов максимальная регламентированная длительность прохода приказа - 10 рабочих дней. Обычно приказы проходят быстрее этого срока, но бывает всякое. Если остаётся мало времени, то лучше всего договориться с отделом приказов и побегать со своим приказом самому - подпишете всё в разы быстрее.

**********************************************************

После окончания командировки  

Вам необходимо:

В случае полного или частичного финансирования командировки с внутренних счетов НИЯУ МИФИ, необходимо в течение трех дней после окончания командировки (можно и немного позже - но не затягивайте!):

• взять в ДМС Ваше Служебное задание, заполнить позицию 12 (краткий отчет) и подписать его у руководителя Вашего структурного подразделения а также подписать у руководителя организации (ректор или любой проректор - обычно первый проректор);
• по Служебному заданию заполнить Отчет о командировке (остается в ДМС);
• заверить у сотрудника ДМС копии страниц загранпаспорта с личной информацией и штампами пересечения границы,
• заверить у сотрудника ДМС перевод на русский язык всех финансовых документов (билеты, счета, посадочные талоны, выписки и т.п.).
• сдать в УБУФК (комн. К-503):

-  Авансовый отчет (бланк отчета находится в К-503 или ниже);

-  полностью заполненное и подписанное Служебное задание;

-  финансовые документы с переводом на русский язык, заверенные в ДМС.

**********************************************************

Все бланки документов и образцы их заполнения можно взять на сайте НИЯУ МИФИ в разделе «Документы и Бланки», который находится в меню «Преподавателям и сотрудникам» главной страницы сайта www.mephi.ru.

Также актуальные на данный момент формы и примеры их заполнения размещены на этой странице ниже.

Кроме того, там же находятся и нормативные документы, на основании которых разработаны эти правила.

Телефоны ДМС: 324-13-01 и 8 (495) 788-56-99, доб. 9754

Инструкция по оформлению командировки в РФ

Для оформления Приказа о Вашем командировании на территории РФ, необходимо, до отъезда оформить следующие документы:

1. Командировочное удостоверение. Заполняется Вами и подписывается у Руководителя организации (обычно у проректора). Представляется в отдел документационного обеспечения организационно-правового департамента (по простому «Канцелярия» Г-128)  (совместно с приказом о командировке) для простановки печати на документе с указанием даты выезда из НИЯУ МИФИ

• лично Вами;
• Проректором НИЯУ МИФИ {(в зависимости от цели командировки подписывают обычно либо Петровский А.Н. (все, что связано с научной работой), либо Весна Е.Б. (все, что связано с учебными делами)};
• Сотрудником Канцелярии (Г-128)   (Проставляется номер и на подпись сотрудника ставится печать НИЯУ МИФИ)

ВАЖНО: Командировочное удостоверение необходимо взять с собой в командировку и проставить печати в организации, куда Вы направляетесь. Без правильно оформленного командировочного удостоверения, командировка не будет учтена.

2.  Служебное задание. Заполняются все позиции, кроме краткого отчета о выполнении задания (позиция 12). Оставляется у себя до полного заполнения после командировки.

Подписывается:

• лично Вами;
• руководителем Вашего структурного подразделения (под  позицией 11 «Содержание задания»).

3.  Приказ о командировке  Заполняется Вами, подписывается и оставляется в Канцелярии (Г-128) для дальнейшего оформления.

• лично Вами;
• Проректором НИЯУ МИФИ {(в зависимости от цели командировки подписывают либо Петровский А.Н. (все, что связано с научной работой), либо Весна Е.Б. (все, что связано с учебными делами)};

Примечание: Без приказа сотрудник канцелярии командировочное удостоверение  Вам не подпишет и печать не поставит

4.  Сведения об ориентировочных расходах на командировку(*). Этот документ нужен только в том случае, если расходы по командировке осуществляются полностью или частично с внутренних счетов НИЯУ МИФИ. Представляется в УБУФК (комн. К-503)

Предварительно подписывается:

• в УБУФК (комн. К-503).

5.  Индивидуальный план работ (*). Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. Описываются работы, которые будут проведены и их сроки. Представляется в УБУФК (комн. К-503)

Подписывается:

• научным руководителем/консультантом.

6.  Обоснование необходимости командировки (*). Этот документ нужен только в случае длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. В обосновании должна быть кратко описана цель командировки и причина её большой длительности. Представляется в УБУФК (комн. К-503)

Подписывается:

• руководителем структурного подразделения.

**********************************************************

После окончания командировки  

Вам необходимо:

В Канцелярии  (комн. Г-128) поставить отметку о прибытии (дату и печать НИЯУ МИФИ в графе прибыл)

В случае полного или частичного финансирования командировки с внутренних счетов НИЯУ МИФИ, необходимо в течение трех дней после окончания командировки (можно и немного позже - но не затягивайте!):

• сдать в УБУФК (комн. К-503):

-  полностью заполненное и подписанное Служебное задание  (заполнив позицию 12 (краткий отчет)и подписав его Собой и  у руководителя Вашего структурного подразделения)

-  Командировочное удостоверение;

-  Авансовый отчет (бланк отчета находится в К-503, или можно скачать на нашем сайте);

- Финансовые документы, подтверждающие авансовый отчет

**********************************************************

Актуальные на данный момент формы и примеры их заполнения размещены ниже.